Comment construire une CVthèque interne à votre entreprise ?

Beaucoup de recruteurs la connaissent, mais peu l'exploitent à la mesure de son potentiel. Bien utilisée, une CVthèque interne à votre entreprise peut pourtant être un outil redoutablement efficace pour recruter les meilleurs profils.

Si on vous parle de CVthèque, vous pensez sûrement aux CVthèques Pôle Emploi, Apec ou encore Régions Job, que vous utilisez peut-être dans vos démarches de sourcing. Mais dans cet article, ce n'est pas d'elles dont il sera question. Nous allons plutôt vous parler des bénéfices que vous auriez à construire votre propre CVthèque d'entreprise.

La CVthèque interne est une ressource que VOUS construisez au fur et à mesure de vos recrutements et de vos excursions sourcing sur LinkedIn (ou autre). Sa particularité ? Elle contient uniquement des profils jugés pertinents pour l'entreprise. Bien construite, on imagine aisément qu'elle puisse devenir une mine d'or pour le recruteur. Vous ne voyez pas trop pourquoi ? Lisez la suite de l'article.

Intérêts de la CVthèque d'entreprise

Même si elle demande d'y consacrer quelques efforts pour être 100% efficace, la CVthèque d'entreprise présente bon nombre d'intérêts pour l'équipe de recrutement.

Un vivier ultra qualifié pour votre sourcing recrutement

Je vous l'ai dit plus haut, le plus gros avantage qu'il y a à constituer votre propre CVthèque, c'est que vous allez pouvoir la remplir avec le type de profil que VOUS recherchez.

On y retrouvera par exemple :

• Des candidats pour lesquels le recrutement n'a pas abouti

Lorsqu'on ouvre un recrutement pour un poste, on voit généralement plusieurs candidats avant d'arrêter son choix. Il est donc fréquent de se retrouver face à des profils intéressants, mais dont le recrutement n'aboutit pas. Quelle qu'en soit la raison — meilleure proposition ailleurs, attentes non alignées avec celles de votre entreprise — ils pourraient bien correspondre pour un autre poste plus tard. Gardez leur CV.

• Des profils que vous avez trouvés sur vos plateformes de sourcing

Si vous sourcez sur LinkedIn, sur des réseaux pros ou sur des CVthèques de jobboards, vous êtes sûrement déjà tombé•e sur des personnes avec un bon profil, mais que vous n'avez pas réussi à faire venir dans votre entreprise. Ce n'est pas une raison pour les mettre définitivement de côté. Selon RégionsJobs, un salarié reste en moyenne entre 3 et 5 ans dans une entreprise. Persévérez et la vôtre pourrait bien être la prochaine.

• Des candidatures spontanées

Combien de fois avez-vous reçu des candidatures spontanées très intéressantes mais qui ne correspondaient pas du tout aux besoins de l'entreprises à ce moment là ? C'est toujours frustrant, car la qualité du profil donne envie d'en savoir plus, de donner sa chance à la personne qui a envoyé sa candidature, mais sans CVthèque, la candidature finit bien souvent par être mise dans un coin et la personne n'est jamais recontactée.

Quelle que soit la situation, il est toujours intéressant d'avoir un endroit où stocker ces profils car c'est une base très qualifiée pour vos recrutements à venir.

Réduisez vos temps et vos coûts de recrutements

Bien utilisé, un vivier de talents peut vous permettre de réduire considérablement votre temps et vos coûts de recrutement.

Lorsque vous aurez un poste à pourvoir, vous pourrez déjà consulter les profils de votre CVthèque et déterminer s'ils sont intéressés par le poste. Pas de recherche ni de qualification. Il ne vous restera plus qu'à vous assurer que le job leur convient et que vous tombez d'accord sur les modalités d'embauche.

Dans la plupart des cas, vous n'aurez même pas besoin de poster d'offre d'emploi sur les jobboards. Je vous laisse faire le compte des heures que vous allez gagner et du budget RH que vous n'allez pas dépenser.

Pensez à votre marque employeur

Alors, non : la CVthèque n'est pas une formule magique qui va vous permettre d'avoir une marque employeur au top en un clin d'oeil, c'est sûr. Mais dans la mesure où avoir une CVthèque efficace implique de garder contact avec les personnes que vous y mettez, cela va forcément jouer. En prenant des nouvelles et en revenant vers ces personnes, vous vous intéressez à elles et à leur évolution. Vous valorisez leurs compétences, elles ne sont plus uniquement de la viande à recruter. Et ça, vous pouvez être sûr•e qu'elles en parleront autour d'elles.

Pour résumer, l'intérêt de la CVthèque, c'est qu'elle vous permet de faire face au mal du siècle des recruteurs : le manque de candidats dans certains secteurs et la difficulté à recruter.

Les inconvénients de la CVthèque interne

Soyons clairs : toute personne vous faisant croire que la CVthèque est la clé pour se la couler douce au bureau pendant que les candidats se bousculent à l'entrée pour venir travailler chez vous essaye clairement de vous arnaquer. Même si le jeu en vaut largement la chandelle, se lancer dans la constitution et l'exploitation d'une base de donnée de profils demande de la rigueur et présente quelques contraintes qu'il est bon d'anticiper.

Ne vous attendez pas à des gains immédiats

Vous vous en doutiez sûrement, en construisant une CVthèque vous n'allez avoir mille profils soigneusement rangés et étiquetés du jour au lendemain. Vous devez lancer ce projet avec une vision à moyen-long terme pour ne pas être déçu•e.

Faites l'effort de garder votre CVthèque à jour

L'objectif n'est pas de se retrouver avec des milliers de profils non classés. Si vous faites ça, vous serez face à une ressource inutilisable à partir de laquelle il sera difficile de travailler et dans laquelle les profils n'auront plus d'intérêt pour votre entreprise ou ne seront plus intéressés par ce que vous leur proposerez. Une perte de temps.

Comment l'éviter ? Définissez dès le départ les catégories de profil que vous souhaitez garder et faites le tri régulièrement dans vos données. Et si vous trouvez ça trop contraignant, dites vous que le RGPD ne vous autorise à conserver les données de vos candidats que pendant les deux années suivant le dernier contact. Autant en profiter : il y a fort à parier que si vous n'avez pas eu de contacts avec un candidat pendant deux ans, soit il ne veut pas que vous le contactiez soit il ne vous intéresse pas tant que ça.

Entretenez le contact avec vos viviers de talents

Ce paragraphe découle un peu du précédent : si vous voulez que votre CVthèque soit efficace (c'est-à-dire si vous voulez savoir exactement qui contacter quand un poste s'ouvre), vous devez vous tenir au courant des évolutions de carrière de vos talents. Une à deux fois par an, envoyez leur un email pour prendre de leurs nouvelles et savoir où ils en sont, s'ils cherchent un autre travail, s'ils veulent évoluer etc.

Si vous ne faites pas ça, le jour où vous recruterez vous allez vous retrouver à contacter des profils dont la moitié vous répondront qu'ils ne sont pas intéressés.

Comment construire une CVthèque d'entreprise ?

Maintenant que nous avons vu le bénéfice que peut vous apporter la CVthèque d'entreprise, voici quelques conseils pour vous lancer dans la constitution de la vôtre.

Les outils

Vous avez plusieurs solutions pour constituer une CVthèque. En fonction de vos ressources internes et de vos besoins, à vous de choisir celle qui vous convient le mieux.

• Le tableur (Microsoft Excel, OpenOffice Calc, Google Spreadsheet,...)

C'est la solution la plus accessible et la moins chère pour démarrer. Mais c'est également la moins ergonomique si vous comptez étoffer votre CVthèque de manière conséquente. Si vous passez des heures à la maintenir à jour, elle finira par revenir plus cher à votre entreprise et par jouer avec vos nerfs.

• La base de données relationnelle

Si vous avez les ressources internes et/ou les compétences nécessaires, vous pouvez constituer une base de données relationnelle. Le principe est le même qu'avec un tableur, sauf que les données sont mieux structurées et à terme, c'est plus intéressant pour gérer des gros volumes de données. Par contre cela demande quelques notions en SQL (un langage de gestion de bases de données) pour l'utiliser

• Le logiciel de gestion des recrutements (ATS)

Les outils comme Taleez sont payants, mais ils proposent souvent une fonctionnalité CVthèque. Lorsqu'un candidat postule ou envoie une candidature spontanée, ses informations sont automatiquement ajoutées à votre espace en ligne. Vous avez ensuite le choix d'ajouter sa fiche candidat à un vivier de talents. Au final, le temps gagné rentabilise rapidement l'investissement que constitue l'abonnement. Surtout que tout est déjà en place et que vous n'avez plus qu'à ajouter des profils.

À noter :

En constituant une CVthèque, vous travaillez avec les données personnelles des profils que vous stockez. Depuis la loi sur le RGPD, vous devez donc justifier des données que vous traitez, de la nécessité de les traiter et des mesures de sécurité en place pour les protéger. Tout cela doit être inscrit dans le registre des traitements de votre entreprise. Découvrez ici comment Taleez oeuvre pour protéger les données de vos candidats.

Bien démarrer la constitution de votre CVthèque 

Et là, c'est ce que ça donnera si vous prenez la peine de suivre mes conseils ;) 

Quel que soit l'outil que vous choisissez pour votre CVthèque, voici quelques éléments à prendre en compte pour démarrer correctement :

• Combien de profils souhaitez-vous intégrer à votre CVthèque ?

Si vous travaillez dans une petite entreprise qui a très peu de besoins, il y a de fortes chances pour que vous ayez peu de profils à ajouter à votre CVthèque. En dessous de 20, inutile de souscrire à un abonnement à un logiciel de recrutement ou de passer du temps à constituer une base de données. Un tableur fera très bien l'affaire. En revanche, au dessus il vous faudra réfléchir à des solutions plus adéquates. Gardez en tête que changer d'outil en cours de route peut rendre l'export puis l'import des données plus compliqué. 

• Quels types de profils comptez-vous recueillir ?

C'est primordial de réfléchir dès le départ à cette question, car les viviers que vous allez créer en découleront (les viviers sont les différents groupes de profils que vous allez avoir).

Généralement on réfléchit en terme de secteur d'activité ou de spécialité : Marketing, Javascript, Commerciaux, Ingénieur environnement, Chauffeurs PL,...

L'avantage de constituer vos viviers des le départ c'est que vous retrouverez facilement les profils adéquats lorsque vous rechercherez quelqu'un.

• Quelles données souhaitez-vous faire figurer dans votre CVthèque ?

Généralement, on retrouve les informations de contact, l'expérience, le point de contact initial,... mais selon vos besoins, vous aurez peut-être besoin d'afficher d'autres informations. C'est pertinent d'y penser avant pour garder une homogénéité dans les données.

Les bonnes pratiques

Une fois votre CVthèque lancée, voici quelques habitudes à prendre pour qu'elle reste une ressource efficace.

• Demandez systématiquement l'accord des personnes dont vous souhaitez conserver les données (RGPD oblige)
• Prenez des nouvelles de vos contacts régulièrement (1 à deux fois par an)
• Supprimez les données des profils qui ne vous intéressent plus
• Si ça fait deux ans que vous n'avez pas eu de contacts avec un profil mais qu'il vous intéresse encore, demandez-lui s'il est d'accord pour que vous conserviez ses données (si pas de réponse, supprimez-les).

Si vous avez lu jusqu'ici, bravo, vous avez en tête toutes les informations essentielles pour constituer votre CVthèque et mettre en place une stratégie qui vous permettra de trouver les meilleurs talents plus rapidement.

Bon recrutement ! 👋

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