Mails de refus de candidatures : modèles et conseils

Dire non à un candidat n’est jamais plaisant. Néanmoins, la façon dont le refus est communiqué peut faire une énorme différence. Alors, comment bien rédiger un mail de refus suite à une candidature ? Découvrez nos modèles de mails à personnaliser pour dire à un candidat qu’il n’a pas été retenu pour le poste.

NB : Les modèles proposés dans cet article sont complètement neutres. À vous de vous les approprier en utilisant le ton propre à votre entreprise.

‍Pourquoi est-il important de rédiger un mail de refus ?

Rédiger un mail de refus de candidature n'est pas une tâche à prendre à la légère. Ce type de message a son importance, pour le candidat mais également pour l’entreprise.

• Du point de vue du candidat : L'absence de réponse est un véritable irritant dans l'expérience candidat. Et le fameux : "Sans nouvelles de notre part dans un délai de trois semaines, veuillez considérer que nous n'avons pas pu donner une suite favorable à votre candidature." ne compte pas comme une réponse. 
  Un mail de refus de candidature permet avant tout au candidat de comprendre pourquoi sa candidature n'a pas été retenue, lui évitant ainsi toute attente supplémentaire inutile. Un retour bien formulé peut l’aider à identifier ses points d'amélioration pour de futures candidatures.
  
  

• Du point de vue de la marque employeur : Bien que le candidat n’ait pas été retenu pour le poste, il peut garder une expérience positive et être amené à postuler à nouveau dans le futur. Aussi, vous pouvez être amené à le contacter pour des besoins futurs en recrutement. Il peut aussi véhiculer une bonne image de l’entreprise et donc soutenir sa bonne réputation.
  L’expérience globale perçue par le candidat lors d’un processus de recrutement est souvent assimilable à un échantillon de l’expérience collaborateur.

Comment annoncer correctement par message, que la candidature n’est pas retenue ?

Un email de refus de candidature bienveillant se structure généralement autour de trois phases : les remerciements (dans l’introduction), le motif du refus (dans le corps du message) et les encouragements et/ou conseils (en conclusion du mail).

Remercier le candidat

Remerciez-le pour son intérêt pour le poste et le temps qu'il a investi dans le processus de candidature. Un candidat a généralement pris le temps de vous envoyer un mail, une lettre de motivation, un CV et peut-être d’autres documents demandés. Vous pouvez vous inspirer de ces messages de remerciement suite à une candidature.

Justifier le refus

Dans cette seconde partie, vous allez expliquer au postulant que vous ne pouvez donner une suite favorable à sa candidature. Son profil ne convenait pas aux critères du poste ? Sa personnalité était trop en décalage avec la dynamique de l'équipe ? C'était trop tard ? Dites-le lui, personne n'aime rester dans le flou. Et puis si vous ne le faites pas, comment pourrait-il s'améliorer ? Votre objectif est d'être constructif et de donner au candidat une idée de ce qu'il pourrait améliorer pour ses futures candidatures. 

Aussi, et cela semble logique, plus le candidat avancera dans le processus, plus il sera nécessaire d’étayer les raisons du refus. C’est une attente tout à fait légitime de sa part. Le temps et l’effort investis par le candidat dans le processus de recrutement et le détail du retour doivent être proportionnels. Essayez de valoriser les points forts du candidat, pour l’encourager dans sa recherche d'emploi.

Encourager le candidat

Assurez-vous de rester ouvert et à l’écoute. C’est aussi l’occasion d'inviter le candidat à demander des précisions si nécessaire, cela montre votre disposition à l’aider. Si pertinent, encouragez le candidat à postuler de nouveau à l'avenir. Peut-être même que vous serez amené à le recontacter si son profil correspond à un besoin en recrutement futur.

Quel ton adopter pour une réponse négative à une candidature ?

Le ton recommandé dans un mail de refus est ... le vôtre. Celui qui sera cohérent avec votre culture d'entreprise. Les modèles proposés dans cet article sont complètement neutres, à vous de vous les approprier à l'image de votre entreprise. Pour faciliter la compréhension du candidat, soyez clairs en vous appuyant sur les critères du poste. 

Quel objet pour un mail de refus de candidature ?

Voici quelques suggestions d'objets pour un mail de refus :

• [Prénom], à propos de votre candidature
• [Prénom], à propos de votre entretien chez [Nom de l’entreprise]
• Suite de votre candidature pour [Nom du poste]
• Informations concernant votre candidature pour [Nom du poste]
• Retour suite à votre candidature pour [Nom du poste]

Être en mesure d'approfondir le feedback de refus si besoin

Un candidat à qui vous avez envoyé un email de refus ne vous demandera pas forcément plus d'explications. Mais s'il le fait (et surtout si vous l’avez rencontré une ou plusieurs fois en entretien d’embauche), c'est la moindre des choses de répondre à ses questions.

Encore une fois, on parle de relations humaines et, au risque de casser un mythe, le monde du travail n'est pas censé être un atomiseur de confiance en soi.

Et puis n’oublions pas de penser à long terme. Des retours de qualité sont la base de la construction d’une relation de confiance avec des profils qui seront des candidats intéressants à recontacter pour de futurs besoins en recrutement. 

Modèles/exemples de mails de refus de candidatures types

L'email de refus après une candidature spontanée non retenue

L’email de refus après candidature : Le profil ne correspond pas au poste

L'email de refus suite à un premier entretien (préqualification par exemple)

L'email de refus quand le poste a déjà été pourvu

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En quoi un ATS peut-il vous aider dans votre gestion des refus de candidatures ?

Un ATS (Applicant Tracking System ou “système de suivi des candidatures”) est un logiciel qui simplifie la gestion des candidatures et permet de centraliser  les activités liées au processus de sélection.

Taleez est un logiciel de recrutement collaboratif qui vous permet d’intégrer vos équipes dans les décisions, de la demande d'ouverture de poste jusqu'à son attribution.

Des dizaines d'emails à envoyer tous les jours ?

Automatisez l’envoi de vos emails pour ne plus y passer la journée. 

Et pas que ! Vous pouvez aussi créer vos motifs de refus dans l’outil, les synchroniser avec des modèles de messages, puis suivre les raisons de refus depuis vos statistiques. On vous explique ?