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Nov 2019 9 min read

Léa D.

Chargée de l'acquisition chez Taleez. Quand je n'ai pas le nez plongé dans mes projets marketing, j'écris des articles pour vous parler de recrutement digital et de ma passion pour France Gall. Ah, non... Apparement pour France Gall c'est non.

Léa D.

5 tâches que les RH faisaient manuellement avant l'ATS

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Ça ressemblait à quoi, déjà, le recrutement, quand on n'avait pas d'ATS ? Voici 5 tâches manuelles qu'on n'a plus besoin de faire maintenant que les outils de gestion du recrutement s'en occupent pour nous.

 

À l'heure ou j'écris ces lignes, nous sommes à 35 jours d'une nouvelle décennie. Je ne sais pas ce que vous en pensez, mais moi je trouve que c'est l'occasion rêvée de faire le point sur l'évolution des pratiques de recrutement et prendre un peu de recul sur le chemin parcouru ces dix dernières années.

 

J'ai donc vissé une casquette d'historienne sur ma tête le temps de cet article pour aller exhumer de mes archives 5 tâches qu'on faisait manuellement avant l'invention des logiciels de gestion du recrutement et dont on ne soupçonne même plus aujourd'hui.

 

Ça permettra aux plus jeunes de mesurer leur chance et d'arrêter de râler quand ils ont 15 candidatures à traiter, et aux plus vi...euh, expérimentés d'avoir une pensée émue pour leurs tendres années et de se dire pour une fois qu'on n'était pas mieux avant. 😉

 

Si vous avez raté les premiers épisodes et que vous avez peur d'être un peu perdu•e, vous pouvez aller voir :

 

Et maintenant, voici 5 situations qui font partie d'un lointain passé pour tout RH équipé d'un outil de gestion du recrutement.

Vous êtes prêts ? Vitesse Lumière !

HanSolo

 


Sommaire : 


Tâche #1 - Traiter ses candidatures depuis sa boîte de réception

Les plus jeunes d'entre vous ne s'en souviendront probablement pas mais avant l'avènement des logiciels de gestion du recrutement, les recruteurs faisaient figurer une adresse email sur leurs offres d'emploi et demandaient aux candidats de postuler via cette adresse email. Dans certains cas, l'adresse pouvait même correspondre à une boîte de réception personnelle, ce qui encombrait considérablement ladite boîte de réception.

 

Si cette méthodologie peut sembler archaïque aujourd'hui, il s'agissait d'une véritable révolution numérique lorsqu'elle s'est développée dans les années 2000.

 

Sa disparition tient surtout au fait qu'elle impliquait de réaliser un certain nombre de tâches qui se révélèrent contraignantes. En particulier lorsque les recruteurs faisaient face à des volumes de recrutement importants et finissaient par passer leurs journées, voire leurs week-ends, à traiter des candidatures.

 

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Avril 2012 (image d'archives) : jeune RH découvrant 25 candidatures dans ses emails après la pause de midi 

 

Petite liste non-exhaustive de tâches qu'effectuaient les recruteurs lorsqu'ils traitaient leurs candidatures depuis leur boîte de réception

  • Ouvrir l'email et le lire
  • Télécharger le CV et la lettre de motivation
  • Si la candidature était intéressante, ranger le CV et la lettre de motivation dans le bon dossier de recrutement. [Sur ce point, on a assisté à un bond en avant lors de l'invention de Dropbox et autres Google Drive - imaginez qu'avant les candidatures étaient stockées sur un disque dur local, ce qui compliquait encore plus l'accès collaboratif aux données - mais même avec l'arrivée du cloud, le rangement s'effectuait toujours manuellement.]
  • Renommer le CV et la lettre de motivation pour s'y retrouver en les cherchant par la suite
  • Archiver les emails de candidature pour ne pas encombrer la boîte de réception

 

Evidemment, selon les processus inhérents aux entreprises, cette liste était susceptible d'être plus ou moins longue. Mais sur un traitement classique des candidatures, voilà le genre de travaux auxquels les recruteurs dédiaient une grande partie de leur temps.

 

On imagine aisément qu'ils aient profité des projets de digitalisation de leurs entreprises pour chercher des solutions pour ne plus avoir à s'occuper de tout ça.

 


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Tâche #2 - Tenir à jour son tableau de suivi

Ne soufflez pas trop vite : les contraintes ne s'arrêtaient pas lorsque toutes les candidatures étaient étiquetées et classées dans les bons dossiers.

 

Les recruteurs les plus consciencieux avaient un tableau dans lequel ils inscrivaient les candidats pour avoir sous les yeux leur état d'avancement dans le parcours de candidature. Ils devaient ensuite le mettre à jour à chaque fois que le statut de candidature changeait, et ce pour chaque candidat.

 

Là encore, les choses ont évolué lorsque la suite bureautique Gsuite a fait son apparition : toutes les personnes impliquées dans un recrutement ont pu accéder à la même version du document de suivi. Il n'en reste pas moins que les mises à jour de ces documents s'effectuaient manuellement, ce qui prenait un temps considérable.

 

Certains recruteurs effectuaient leur suivi directement depuis leur boîte de réception, en créant par exemple des dossiers correspondant à l'état d'avancement du candidat dans le parcours de recrutement, puis en faisant glisser les mails d'un dossier à l'autre. Cela fonctionnait bien tant que les volumes n'étaient pas énormes, mais si les besoins en recrutement grandissaient, il ne s'agissait pas d'une méthode pérenne.

 

Maintenant qu'il suffit de glisser un candidat dans l'étape correspondante de votre parcours et qu'aucune candidature ne vient encombrer l'adresse email puisqu'elle sont rangées automatiquement au bon endroit, on se demande vraiment comment s'en sortaient ceux qui recevaient 50 candidatures par jour...

 

 

Tâche #3 - Transférer par email des informations de recrutement à un collègue

 

Dossiers de candidature, offres d'emploi, compte-rendus de candidature,... toutes ces informations se transmettaient à l'époque au moyen d'échanges de mails entre les collaborateurs.

 

En pratique, il était fréquent de se retrouver avec des conversations interminables qui envahissaient la boite mail et prenaient du temps à traiter, dans lesquelles la moitié des collaborateurs concernés ne recevaient pas les bonnes informations et où on se retrouvait vite avec 50 versions différentes des documents partagés.

 

 

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"Oui, allo, Chantal ? Qu...quel candidat ? Il faut trouver une solution là... tout ces mails c'est plus possible !"

 

Inutile de vous dire que là encore, l'arrivée du cloud et des documents partagés a simplifié les choses. Mais cela obligeait encore à envoyer des emails pour prévenir ses collaborateurs de modifications par exemple.

 

Aujourd'hui, avec nos outils en ligne, le partage d'informations n'a jamais été aussi simple et sécurisé.

 

 

Tâche #4 - Passer du temps à centraliser ses candidatures au même endroit

Bon, je ne vais pas vous rejouer une nouvelle fois le chapitre sur l'arrivée du cloud, vous avez compris l'idée. Mais sachez tout de même que la centralisation des candidatures et des données était un véritable enjeu à l'époque.

 

Il faut savoir que toutes les candidatures n'arrivaient pas forcément à l'adresse mail prévue pour le recrutement. Il pouvait arriver qu'un collaborateur partage l'offre de recrutement et que les candidats leur envoient leur CV directement. Le travail de centralisation demandait alors une rigueur méthodologique dont peu d'entreprises faisaient preuve.

 

Conséquence : de nombreux candidats ne recevaient jamais de réponse, les recruteurs étaient débordés et perdaient du temps à rassembler les bonnes informations,... c'était une époque difficile pour tout le monde

 

Aujourd'hui, nous ne nous posons même plus la question, mais il est bon de se souvenir qu'il n'en a pas toujours été ainsi.

 


Et si vous lisiez aussi : Sourcing : les meilleures techniques pour remplir votre CVthèque

Puisque vous centralisez déjà vos candidatures comme un pro !


 

 

Tâche #5 - Trouver rapidement un profil dans ses fichiers

Avec tout ce que vous venez d'apprendre sur les pratiques de recrutement dans les années 2010, imaginez, vous qui n'avez qu'à taper des mots-clés dans votre barre de recherche pour retrouver le profil que vous cherchez dans votre CVthèque. Imaginez à quel point il pouvait être compliqué d'accéder à un dossier de candidature, si le système d'étiquetage n'était pas au point, s'il y avait eu une erreur au cours du rangement ou si un collaborateur avait mal classé une candidature reçue dans sa boîte de réception personnelle.

 

Imaginez l'angoisse, à 10 minutes d'un entretien si vous ne retrouviez plus le dossier du candidat que vous vous apprêtiez à recevoir.

 

Pour vous il ne s'agit que d'un mauvais rêve. Mais pour bon nombre de recruteurs il y a quelques années, il s'agissait d'une réalité qui leur faisait perdre régulièrement du temps.

 

 

Bilan des années 2010 : allégez votre quotidien grâce aux outils de recrutement

 

Ça paraît fou non, toutes ces tâches manuelles que les ATS ont permis de supprimer du quotidien des recruteurs ? Pourtant c'est la réalité. Depuis que votre entreprise a adopté l'outil de gestion du recrutement ;

  • Vous ne recevez plus vos candidatures dans votre boîte de réception
  • Vous ne vous occupez plus du tout de trier et ranger les candidatures dans les bons dossiers
  • Pour mettre à jour le statut d'un candidat, cela ne vous demande qu'un clic
  • Vous passez vos journées à faire des tournois de baby foot
  • Tout est centralisé et accessible depuis n'importe quel terminal équipé d'une connexion internet
  • Vos collaborateurs et vous avez accès aux mêmes informations et pouvez les éditer en direct
  • Vous disposez d'une barre de recherche et de filtres avancés pour retrouver rapidement vos profils dans votre banque de candidats

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Vous quand votre outil de recrutement vous a permis de gagner 1h sur vos tâches quotidiennes

 

 

Vous n'avez pas encore d'ATS ?

Quelle chance ! Vous allez avoir le bonheur de découvrir cet outil et de vivre l'émerveillement des premières fois. Je vous imagine déjà avec les yeux brillants et un sourire jusqu'aux oreilles lorsque vous recevrez votre premier candidat sur votre espace personnel et que vous n'aurez qu'à cliquer sur sa fiche pour voir apparaître sa candidature.

 

Et si vous avez peur de vous ennuyer une fois que vous n'aurez plus à vous occuper de tout ça, je vous rassure tout de suite : au contraire, vous aurez encore plus de temps pour faire des choses vraiment intéressantes, comme réfléchir à des entretiens un peu originaux ou prendre le temps de répondre à vos candidats... bref, vous intéresser à eux quoi !

 

Comment essayer ?

Il vous suffit de profiter de l'essai gratuit de 14 jours que nous proposons chez Taleez. Inscrivez vous en 30 secondes, puis laissez-vous guider pour créer votre premier recrutement !

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C'est parti !

Logiciel de recrutement, ATS, Traitement des candidatures

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Julien L.
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Content manager chez Taleez. J'écris des billets sur le recrutement, la vie d'entreprise et les actualités de Taleez !

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